OCR是先通過掃描器將印刷品中的文字以圖像的形式輸入到電腦中，再通過識別軟件進行識別轉換，將文字抽離出，變成可修改的文本。

OCR識系統，是把影像作一轉換，使影像內的圖形繼續保存，若有表格則表格內資料及影像內之文字，一律變成電腦文字，使能達到影像資料的儲存量減少、辨識出的文字可再使用及分析，可節省因鍵盤輸入的人力與時間。